Ab dem 1. Januar 2027 gelten neue Anforderungen an die elektronische Führung von Entgeltunterlagen. Für Unternehmen bedeutet das: Entgelt- und sozialversicherungsrelevante Unterlagen müssen elektronisch, strukturiert, nachvollziehbar und revisionssicher geführt werden. Grundlage hierfür ist § 8 der Beitragsverfahrensverordnung (BVV). Es gibt keine Übergangsregelung – die Pflicht gilt ab dem Stichtag für alle Unternehmen. Bei Nichteinhaltung drohen im Prüfungsfall Bußgelder oder aufwendige Nachbesserungen.

Für Personalabteilungen ist jetzt der richtige Zeitpunkt, die bestehende Ablage und Verwaltung von Mitarbeiterunterlagen zu überprüfen. Denn liegen Dokumente noch in Papierakten, auf Netzlaufwerken oder verteilt über verschiedene Systeme, kann dies zu unnötigem Aufwand und rechtlichen Risiken führen.

 

Welche Unterlagen sind betroffen?

Zu den relevanten Entgeltunterlagen gehören unter anderem:

• Lohn- und Gehaltsabrechnungen
• Nachweise und Unterlagen zur Sozialversicherung
• Erklärungen und Nachweise zu kurzfristigen Beschäftigungen
• Anträge auf Befreiung von der Rentenversicherungspflicht (z. B. bei Minijobbern)
• Bescheide von Sozialversicherungsträgern (z. B. Rentenanträge)
• Arbeitsvertragliche Regelungen mit Entgeltbezug (z. B. Gehaltsanpassungen, Bonusvereinbarungen)
• Nachweise über Arbeitsunfähigkeit
• Vereinbarungen zur betrieblichen Altersvorsorge (bAV)

Dabei geht es nicht nur darum, Papierdokumente einzuscannen. Die Unterlagen müssen strukturiert, nachvollziehbar, revisionssicher (GoBD-konform) und für Prüfungen sofort verfügbar sein.

 

ELO HR Personnel File als Lösung

ELO HR Personnel File schafft einen zentralen, GoBD-konformen Ordnungsrahmen für die Personalarbeit. Entgelt- und Personaldokumente lassen sich eindeutig zuordnen, strukturiert verwalten, schnell wiederfinden und revisionssicher archivieren. Gleichzeitig können Zugriffsrechte gezielt gesteuert und sensible Personaldaten geschützt werden. Automatisierte Ablageprozesse, etwa der Import von Lohnabrechnungen aus HR-Systemen, reduzieren zusätzlich den manuellen Aufwand. Begleitende Prozesse wie Fristenüberwachung, digitale Signaturen und Freigaben lassen sich ebenfalls unkompliziert digitalisieren.

 

Jetzt die Weichen für 2027 stellen

Die neuen Anforderungen sind ein guter Anlass, bestehende HR-Prozesse auf den Prüfstand zu stellen, denn wer jetzt handelt schafft bereits heute die Grundlage für eine zukunftssichere und effiziente Personalverwaltung.