Die E-Rechnung wird für Unternehmen in Deutschland schrittweise zur Pflicht. Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Ab 2027 gelten für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro weitere Vorgaben für die Ausstellung, bevor die E-Rechnungspflicht ab 2028 grundsätzlich vollständig greift.

Nutzen Sie die Gelegenheit, Ihre Rechnungsprozesse frühzeitig zu überprüfen. Denn es geht um mehr als den digitalen Versand: Strukturierte Daten, automatisierte Verarbeitung, sichere Prozesse und eine revisionssichere Archivierung sind entscheidend.

Die E-Rechnungspflicht bietet zugleich die Chance, Abläufe schneller, transparenter und effizienter zu gestalten. Wer jetzt Prozesse und Systeme prüft und modernisiert, kann sich rechtzeitig vorbereiten und die Digitalisierung voranbringen.

Machen Sie jetzt den Check: Gehen Sie die folgenden Fragen durch und finden Sie heraus, wo Ihr Unternehmen bereits gut aufgestellt ist und wo noch Handlungsbedarf besteht.

 

1. E-Rechnungen empfangen

• Können wir E-Rechnungen elektronisch empfangen?
• Können wir gängige E-Rechnungsformate wie ZUGFeRD oder XML verarbeiten?
• Ist geklärt, wie eingehende E-Rechnungen intern weiterverarbeitet werden?

 

2. Ausgangsrechnungen

• Ab wann ist unser Unternehmen verpflichtet E-Rechnungen auszustellen?
• Können wir E-Rechnungen in einem zulässigen Format erstellen und unseren Geschäftspartnern zukommen lassen?
• Sind die erforderlichen Stammdaten vollständig und korrekt hinterlegt?

 

3. Automatische Rechnungsprüfung

• Werden alle Pflichtangaben automatisch geprüft? (§14 UStG Prüfung)
• Können Rechnungsdaten mit Bestellungen oder Lieferungen abgeglichen werden?
• Werden fehlerhafte oder unvollständige Rechnungen erkannt?
• Gibt es einen nachvollziehbaren Prüfprozess?

 

4. Digitale Freigabeprozesse

• Können Rechnungen digital geprüft und freigegeben werden?
• Sind Zuständigkeiten und Vertretungsregelungen im System hinterlegt und klar geregelt?
• Können Bearbeitungsstände und Freigaben nachvollzogen werden?

 

5. Revisionssichere Archivierung

• Werden E-Rechnungen revisionssicher archiviert?
• Wird der strukturierte Teil der E-Rechnung in seiner ursprünglichen Form aufbewahrt?
• Ist die Unveränderbarkeit der archivierten Dokumente gewährleistet?
• Können Rechnungen bei einer Prüfung schnell gefunden und bereitgestellt werden?

 

6. Prüfung bestehender Systeme

• Gibt es einen durchgängigen digitalen Rechnungsprozess vom Empfang bis zur Buchung?
• Gibt es eine Integration zwischen unserem ERP-System bzw. der FIBU und einem Dokumentenmanagementsystem?
• Lassen sich Rechnungsdaten automatisiert übernehmen?

 

Wie gut ist Ihr Unternehmen vorbereitet?

Eine erfolgreiche Umstellung besteht nicht nur aus der Einführung eines neuen Rechnungsformats. Entscheidend ist das Zusammenspiel aus Technologie, Prozessen und einer sicheren digitalen Dokumentenverwaltung.

Unser Check-up hilft Ihnen dabei, den aktuellen Stand einzuschätzen und mögliche Lücken zu identifizieren. So können Sie frühzeitig erkennen, welche Prozesse, Systeme oder Zuständigkeiten noch angepasst werden sollten.

In einem persönlichen Check-up-Gespräch analysieren wir gemeinsam Ihre aktuelle Situation und zeigen passende Lösungsansätze für Ihre digitalen Rechnungsprozesse auf.