Digitale Personalakte mit ELO HR Personnel File
ELO HR Personnel File ist die digitale Personalakte für Ihre Personalabteilung: Alle mitarbeiterbezogenen Unterlagen liegen zentral, strukturiert und geschützt an einem Ort – unabhängig vom Format.
Bewerbungsunterlagen, Verträge, E-Mails, Zeugnisse, Urlaubsanträge und alle weiteren Dokumente, die gesetzlich aufbewahrt werden müssen, landen in einer elektronischen Personalakte. Die Lösung automatisiert Arbeitsabläufe, erhöht die Effizienz in der Personalarbeit und stellt sicher, dass personenbezogene Daten gemäß den gesetzlichen Vorgaben und der EU-DSGVO geschützt sind.
- ZentralAlle Personaldokumente in einer Akte statt verteilt auf Ordner, Laufwerke und Postfächer.
- AutomatisiertFormularbasierte Workflows für Eintritt, Austritt, Freigaben und Dokumentenerstellung.
- DatenschutzkonformBerechtigungskonzept, Erinnerungs- und Löschfunktionen nach EU-DSGVO.
Vom Dokument zur digitalen Personalakte
Alle HR-Unterlagen fließen in die Personalakte in ELO. Dort arbeitet die Personalabteilung mit ihnen, Führungskräfte sehen genau die Informationen, die sie benötigen – revisionssicher und jederzeit verfügbar.
Was ELO HR Personnel File leistet
Ein- und Austritt
- Eintritts- und Austrittsprozesse abgebildet
- Stammblatt für neue Mitarbeitende
- Probezeit und Fristen im Blick
Strukturierte Personalakte
- Eine Akte je Mitarbeiter
- Klare Register, z. B. Verträge, Abwesenheit, Sozialversicherung
- Alle Formate in einer Akte
Dokumentenerzeugung
- Eigene Dokumentvorlagen mit Platzhaltern
- Automatisch befüllt aus der Personalakte
- Formularbasierte Freigabe-Workflows
Mitarbeiterausweise
- Ausweise direkt aus der Akte erstellen
- Mitarbeiterfoto zentral hinterlegt
- Immer aktuelle Stammdaten
Dashboard & Organigramm
- Überblick über alle Mitarbeitenden
- Wichtige Termine wie das Ende der Probezeit
- Organigramme der Unternehmensstruktur
Datenschutz nach EU-DSGVO
- Nutzerabhängiges Berechtigungskonzept
- Automatische Erinnerungs- und Löschfunktionen
- Dokumente nach Vertraulichkeit geschützt
Nahtlos in Ihrer HR-Landschaft
ELO HR Personnel File ergänzt Ihr führendes Personalsystem und die Lohnabrechnung: Personalstammdaten, Personaldokumente und Reporting stehen den Abteilungen und Mitarbeitenden über die Personalakte zur Verfügung und lassen sich in Ihre Unternehmensprozesse einbinden.
Akteneinsicht in 4 Schritten
Antrag stellen
Der Mitarbeitende beantragt die Einsicht in seine Personalakte direkt in ELO.
Freigabe
Die Personalabteilung prüft den Antrag und gibt die Einsicht frei.
Kopie einsehen
Freigegebene Dokumente werden gesucht und als Kopie der Personalakte bereitgestellt – vertrauliche Dokumente bleiben geschützt.
Kopie löschen
Nach der Einsicht wird die Kopie wieder gelöscht, die Originalakte bleibt unverändert.
Der Akteneinsichts-Prozess wird im Standard mit ausgeliefert und lässt sich an Ihre Anforderungen anpassen.
Die Personalakte in der Praxis
Ein Auszug aus ELO HR Personnel File: vom Eintrittsprozess über die Mitarbeiterübersicht bis zur Aktenstruktur.
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Die digitale Personalakte live erleben
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